Dès la constitution du bureau prendre contact avec le comité départemental qui vous aidera dans vos démarches, vous adressera les imprimés nécessaires à l'affiliation et vous communiquera la liste des animateurs disponibles.
A. Rédaction des statuts
La loi de 1901 permet l'établissement de règles d'ordre général, via les statuts.
Cependant certaines règles ou principes tirés des statuts et du règlement intérieur de la FFEPGV doivent impérativement figurer dans les statuts, il s'agit notamment :
- du respect de la liberté d'opinion " ouverte à tous les courants de pensées, l'association s'interdit toutes discussions confessionnelles ou politiques ",
- de la garantie des droits de la défense : " toute personne qui fait l'objet d'une sanction disciplinaire doit être à même de préparer sa défense et doit être convoquée devant l'organe disciplinaire compétent. Elle peut se faire assister par le défenseur de son choix ",
- de l'obligation de licencier à la FFEPGV la totalité des pratiquants, dirigeants et animateurs,
- de communiquer chaque année, au comité départemental, la liasse fiscale (compte de résultat, bilan comptable et annexe),
- d'informer le comité départemental des modifications dans la composition du comité directeur ou du bureau.
Pour pouvoir bénéficier de l'agrément délivré par le Ministère et bénéficier de subventions, les statuts doivent comporter les dispositions suivantes :
- le devoir pour chaque adhérent de participer à l'Assemblée Générale ou de donner son pouvoir,
- l'élection au Comité Directeur et/ou Bureau par l'Assemblée Générale au scrutin secret ou pour une durée de 4 années,
- le nombre de réunions minimum par an, du Comité Directeur,
- les modalités de convocation à l'Assemblée Générale et du Comité Directeur à l'initiative d'un certain nombre de ses membres constituants.
Dispositions relatives à la clarté et à la sincérité de la gestion :
- Une comptabilité transparente de toutes les dépenses et de toutes les recettes,
- Un budget annuel voté et adopté par l'Assemblée Générale,
- Des comptes soumis à l'Assemblée Générale dans un délai inférieur à 6 mois à compter de la clôture de l'exercice,
- Un contrat ou convention passés entre d'une part, l'association et d'autre part un administrateur, le conjoint ou un proche, soumis pour autorisation au Comité Directeur et présentés pour information à la plus proche Assemblée Générale.
Dispositions relatives à l'égal accès des hommes et des femmes aux instances dirigeantes.
Dispositions garantissant les droits de la défense en cas de procédure disciplinaire.
Des statuts types, conforment aux exigences de la loi, sont à votre disposition au Comité Départemental ou sur le site Internet dans la rubrique "Qui sommes-nous ?" sous-rubrique : Le siège fédéral.
B. Convocation d'une assemblée générale constitutive pour :
- le vote des statuts,
- la désignation du siège social,
- l'élection d'un comité directeur,
- l'élection d'un président,
- la constitution d'un bureau,
- le vote du montant de la cotisation annuelle.
C. Déclaration de l'association auprès de la Préfecture et publication légale
L'association effectue ensuite les formalités de déclaration en Préfecture et d'insertion au Journal Officiel, ce qui lui confère la capacité juridique. L'association jouit alors d'un certain nombre de droits pour lesquels elle a une totale capacité d'exercice. Elle reçoit des cotisations de ses licenciés et peut recevoir et des subventions de l'Etat, de la région, du département, de la commune. Elle ouvre un compte en banque.
D. Modification des statuts
Les modifications des statuts doivent être proposées à l'Assemblée Générale dans les conditions définies par les statuts et doivent être modifiées à la Préfecture ou sous-préfecture dans le délai de trois mois suivant l'adoption par l'Assemblée Générale.
NB : les modifications concernant l'intitulé de l'association doivent être publiées au Journal Officiel.
E. L'agrément par le Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports
Pour obtenir l'agrément, nécessaire pour bénéficier des subventions, notamment du Conseil Général, du Centre National de Développement Sportif (CNDS), l'association doit être affiliée à la FFEPGV et être déclarée depuis 1 an minimum.
L'association doit fournir à la direction départementale des sports les documents suivants :
- un exemplaire des statuts et du règlement intérieur,
- la photocopie du récépissé de déclaration en préfecture ou l'exemplaire du Journal Officiel,
- un imprimé de demande d'agrément dûment complété,
- l'attestation d'affiliation à la FFEPGV (disponible auprès du comité départemental),
- l'attestation d'assurance (disponible auprès du comité départemental ou auprès de la délégation MAIF départementale),
- la copie de la carte professionnelle des animateurs,
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales,
- les bilans et compte d'exploitation des trois derniers exercices.