A. L'Assemblée Générale : convocation
Les statuts font obligation d'organiser une fois par an, minimum, l'Assemblée Générale à laquelle participent avec droit de vote tous les licenciés de l'association à jour de leur cotisation et âgés de plus de 16 ans, le jour de l'assemblée. Pour les associations composées d'un public enfant, seul le parent, tuteur légal, a droit de vote.
Les licenciés doivent être convoqués en respectant le délai prévu par les statuts. Cette convocation doit faire état de l'ordre du jour, et doit comporter le rapport moral (compte-rendu des activités) et le rapport financier.
B. L'Assemblée Générale de l'association : déroulement
L'Assemblée Générale :
- entend les rapports moral et financier, le compte rendu d'activité et les soumet au vote,
- définit, oriente et contrôle la politique générale,
- fixe les orientations de l'activité et les orientations financières,
- approuve les comptes et donne quitus pour la gestion de l'année écoulée.
L'Assemblée Générale réunit ses licenciés pour délibérer sur des questions particulièrement importantes. Il en est ainsi de la modification des statuts, il s'agit alors d'une assemblée générale extraordinaire. En général pour être valable, un certain quorum (présence ou représentation d'un nombre minimum de licenciés), fixé par les statuts, doit être atteint. Une assemblée générale ordinaire peut se dérouler à la suite.
C. L'Assemblée Générale : le procès verbal
Il est adressé au comité départemental dans le mois qui suit l'Assemblée Générale et comporte les éléments d'information suivants :
- le nom de l'association et l'adresse du siège social,
- le numéro d'affiliation à la FFEPGV,
- les dates et lieu de l'Assemblée Générale,
- le nombre de licenciés,
- le nombre de licenciés présents et le nombre de licenciés représentés.
- le rapport d'activité de l'exercice écoulé :
- le nombre de cours,
- les lieux d'accueil,
- l'effectif des animateurs,
- les autres activités et manifestations organisées,
- les questions et leurs réponses,
- les votes et le résultat des votes.
- le rapport financier :
- les questions et leurs réponses,
- les votes et les résultats des votes,
- éventuellement le rapport du vérificateur des comptes,
Pour la saison en cours, préciser :
- les activités proposées,
- la préparation de l'Assemblée Générale départementale,
- le nom du délégué de l'association à l'Assemblée Générale départementale,
- l'étude des rapports d'activité et financier du comité départemental,
- les réponses de l'association aux propositions du comité départemental,
- les propositions de l'association à soumettre à l'Assemblée Générale départementale,
- les questions diverses.
Pour l'exercice à venir, préciser :
- les prévisions d'activité,
- le budget prévisionnel,
- les cotisations annuelles,
- les votes et le résultat.
S'il y a lieu, le renouvellement du bureau ou du comité directeur :
- nom, adresse et fonction de chaque membre élu,
- nombre de voix obtenues.
Eventuellement l'élection des vérificateurs aux comptes.